Book dit ophold

Ankomst
20. maj
2019
Ændre dato
Afrejse
21. maj
2019
Ændre dato
Slotmedlåge.jpg
NytSyn_lille.jpg
Møder3.jpg
NytSyn_lille2.jpg
Møder5.jpg
møder12.jpg

TILLID OG KEMI ER AFGØRENDE FOR VALG AF MØDESTED

Hos Nyt Syn ønskede man at skabe tættere relationer mellem butikkerne i den frivillige optikerkæde samt til leverandørerne. Det skulle et stort arrangement på Hindsgavl Slot i november 2017 hjælpe med. Rammerne gjorde forskellen, ligesom en god og grundig planlægning var med til at bane vejen for et vellykket arrangement.

Det var mødet med Hindsgavl Slot, der overbeviste direktionskoordinator hos Nyt Syn, Tinna Larsen, om, at hun havde fundet det helt rette sted. Ikke alene havde rammerne i den gamle agerumslade det ekstra, der matchede det arrangement, hun var ved at planlægge. Hun mærkede også en kemi, en tillid og en løsningsorienteret tilgang, som gjorde valget endnu nemmere.

"Du kan ikke fornemme den slags gennem en hjemmeside – eller over telefon eller mail. Det betyder alt at se og opleve stedet og ikke mindst menneskene, der arbejder der. For mig er det utrolig vigtigt, at der er god kemi og en tillid til stedet. Tilliden har også en meget stor betydning, når jeg planlægger møder og events, hvor jeg ikke selv deltager," forklarer Tinna Larsen og uddyber, at tilliden til folkene på Hindsgavl Slot bl.a. skyldes deres forståelse for arrangementets formål samt den løsningsorienterede tilgang til tingene.

"Vi satte dem nok lidt på prøve i forhold til vores arrangement, hvor vi fx skulle bruge plads til 33 stande i samme rum, hvor vi skulle spise og feste. Og hvor vi måske godt selv kunne tænke, om det her nu kunne lade sig gøre, blev vi mødt med et 'vi løser det!' Det giver en enorm stor ro for os som arrangør, at de tager ansvar for sådan en opgave," siger hun.

Formålet er omdrejningspunktet

Helt fra begyndelsen gjorde Tinna Larsen meget ud af at forklare om formålet med Nyt Syns arrangement, sådan at formålet også stod klart for Hindsgavl Slot og på den måde blev fælles omdrejningspunkt for planlægningen.

"Vi havde et helt specifikt formål, og det har jo egentlig ikke noget med stedet at gøre som sådan. Men når de kender formålet, kan de bedre byde ind med deres input og erfaringer i forhold til alt fra mad til lokaler – for et sted som Hindsgavl Slot kan jo tilbyde mange forskellige løsninger. Jeg er heller ikke i tvivl om, at Hindsgavl Slot ville have sagt fra, hvis de ikke mente, at deres rammer matchede vores arrangement. De vil jo heller ikke gå på kompromis. Begge parter ønsker en succes," pointerer hun og fortsætter:

"Min dialog med Hindsgavl Slot gik helt fra begyndelsen med konferencesouschef Christina Skjellerup, som også var til stede på dagen. Det gør bare alting nemmere, at det er den samme kontaktperson hele vejen igennem. Og jeg oplevede, at hun var rigtig god til at kommunikere videre rundt i huset, hvad det her drejede sig om for os."

Vi gentager succesen

Tinna Larsen fortæller, hvordan den gode kontakt og planlægningen gjorde hele forskellen. At det har været medvirkende til, at Nyt Syn vender tilbage til Hindsgavl Slot til november i år.

"Selve afviklingen går bare meget mere fleksibelt og smooth, når man har investeret i planlægningen. Den løbende kontakt og den hurtige responstid, vi har oplevet her, giver en stor tryghed. Desuden tror jeg ikke, at man som arrangør kan give for mange informationer. Det er mig, der skal sørge for, at stedet er informeret. Det går ikke kun én vej. Jeg kan ikke forvente, at de løfter opgaven, hvis jeg ikke har klædt dem godt nok på til det," forklarer hun.

"Vi fik rigtig gode tilbagemeldinger fra deltagerne. Alt fungerede godt, og rammerne er så perfekte til denne type arrangement. Derfor kommer vi også tilbage til Hindsgavl Slot i november med et lignende arrangement. Denne gang kan vi sparre endnu mere med hinanden på baggrund af vores fælles erfaringer fra sidst. Det gør det uden tvivl nemmere. Vi har lært nogle ting, som gør, at vi laver nogle tilpasninger, og det er allerede så småt ved at tage form," afslutter Tinna Larsen, der er direktionskoordinator i den frivillige optikerkæde Nyt Syn med 54 butikker i hele landet.

 

👉 Følg Hindsgavl Slot på LinkedIn og få besked, når næste artikel i serien er klar til dig. 

Fik du ikke læst artiklerne om valg af mødested, indhentning af tilbud og den altafgørende planlægning, kan du læse dem lige her

Book weekendophold på slottet

Book